Mina sidor i Mspecs, steg för steg

1. Introduktion

Hej och välkommen!

I den här guiden går vi igenom hur Boostad Mina sidor fungerar och hur du som mäklare använder tjänsten tillsammans med mäklarsystemet och Boostads adminportal.

Med Mina sidor kan både säljare och köpare följa sin bostadsprocess, steg för steg.

Vi börjar med det du behöver för att komma igång: att aktivera tjänsten och formulären i mäklarsystemet. Sedan tittar vi på sidorna för säljare och köpare, och på hur du loggar in i adminportalen, bjuder in kunder och hanterar filer. Till sist kommer två fördjupningar: hur du importerar formulär och vad ert mäklarföretag kan anpassa.

2. Aktivera tjänsten i mäklarsystemet

För att tjänsten ska fungera behöver Boostad ha behörighet till objektet i mäklarsystemet.

När du skapar ett nytt uppdrag finns Boostad Mina sidor under Tjänster. Kontrollera att kryssrutan är markerad.

För äldre objekt, som skapades innan tjänsten kopplades på, behöver du aktivera den på objektet. Öppna Tjänster och leta upp Boostad Mina sidor. Klicka på det lilla kugghjulet och välj Aktivera.

3. Aktivera formulär

Säljaren kan fylla i frågelistan och andra formulär via Mina sidor.

För att formulären ska visas i Mina sidor behöver du först aktivera Kundens sida i mäklarsystemet. Öppna objektet och gå till Säljare. Klicka på kugghjulet längst till höger och aktivera Kundens sida.

Under Kundens sida väljer du vilka formulär som ska vara synliga för säljaren. Om du avmarkerar ett formulär visas det inte i säljarens Mina sidor.

4. Säljarens steg i Mina sidor

Nu tittar vi på hur Mina sidor ser ut för säljaren.

När en säljare eller köpare loggar in öppnas automatiskt det steg som bostadsprocessen befinner sig i. Det går också att navigera till alla andra steg.

Vi börjar med steget Bostaden. Här kan säljaren se och ladda ner alla bilder som hör till bostaden. Bilderna som visas direkt på sidan har en lägre upplösning. För att hämta de högupplösta bilderna klickar säljaren på ”Ladda ner alla bilder”.

Nästa steg är Förberedelser. Här finns de flesta av formulären som vi nyss aktiverade, till exempel driftskostnader och frågelista. Här kan ni också lägga in checklistor, till exempel inför fotografering.

Under Marknadsföring sammanställs statistik från alla kanaler där bostaden annonseras.

I steget Visning och budgivning visas hur visningarna har gått. Här ser säljaren hur många personer som var förbokade till respektive visning och hur många som kom. När budgivningen startar kan säljaren också följa förloppet här.

Under Kontrakt visas datumet för kontraktsskrivningen. Här kan ni även visa dokument som hör till steget, till exempel energideklarationen.

I steget Handpenning visas statusen för handpenningen.

Under Tillträde visas tillträdesdatumet. Här passar det också bra med checklistor för tillträdet och flytten.

I det sista steget, Efter tillträdet, visas en sammanställning av hela affären. Här finns också formuläret Underlag för kapitalvinst.

5. Köparens vy

Köparen har en motsvarande vy i Mina sidor. Här ser du hur stegen presenteras för köparen.

6. Navigering i Mina sidor

Längst ner på sidan finns fyra knappar: Bostaden, Checklistor, Dokument och Erbjudanden.

Knappen Bostaden tar dig till det aktuella steget i bostadsprocessen.

När du trycker på Checklistor öppnas en sida med alla checklistor från samtliga steg i bostadsprocessen.

När du trycker på Dokument visas alla dokument från samtliga steg.

När du trycker på Erbjudanden öppnas en sida med alla tillgängliga erbjudanden. Varje kontor kan välja att visa lokala erbjudanden.

7. Logga in i adminportalen

Nu går vi vidare till Boostads adminportal, där du administrerar Mina sidor.

Du kan öppna adminportalen direkt från objektet i mäklarsystemet. Gå till Tjänster, klicka på kugghjulet vid Boostad Mina sidor och välj ”Gå till leverantör”.

Du kan också gå till admin.boostad.net och logga in med din mejladress eller ditt mobilnummer.

8. Bjud in kunder

I adminportalen ser du en lista över dina objekt. Öppna ett objekt genom att klicka på raden.

Här kan du bjuda in säljare och köpare till Mina sidor. Klicka på Dela länk och skicka inbjudan via sms eller mejl. Du kan också kopiera länken och klistra in den i ett eget meddelande.

Tänk på att inloggningslänken är personlig. Kontrollera därför att du delar rätt länk med rätt person.

Du kan även logga in som en säljare eller köpare för att se Mina sidor från den personens perspektiv. Det kräver att personnumret finns på personens kontakt i mäklarsystemet.

Mäklarföretaget kan också lägga en länk till Mina sidor på sin ordinarie hemsida. Via den länken kan säljare och köpare logga in med BankID.

Även då behöver personnumret finnas på personens kontakt i mäklarsystemet för att inloggningen ska fungera. När parterna loggar in med sin personliga länk behövs inte personnumret.

9. Filer i Mina sidor

I rutan Dokument ser du alla filer som finns på objektet i mäklarsystemet.

Vissa filer publiceras automatiskt för säljare och köpare i Mina sidor. Det styrs av filernas namn. Tryck på frågetecknet för att se vilka filnamn som publiceras automatiskt.

En fil med ett namn från listan visas alltså automatiskt för säljaren eller köparen, på det steg där namnet står.

Du kan också själv ställa in att en fil ska visas för säljaren eller köparen. Välj då på vilket steg i Mina sidor filen ska synas.

I kolumnen Visa i visnings-sms väljer du vilka filer som skickas med i det visnings-sms som Visningsagenten skickar till spekulanterna. Publika filer från objektet skickas alltid med. Filer som inte finns på objektet i mäklarsystemet går inte att skicka med.

Så här ser det ut i Mina sidor för en fil som ställts in att visas på steget Förberedelser.

10. Åtkomst och synkronisering

I adminportalen kan du även stänga av åtkomsten till Mina sidor för köpare respektive säljare, om det behövs.

Om en uppgift som du har ändrat på objektet i mäklarsystemet inte har förts över till Mina sidor, finns en knapp för att starta en manuell synkronisering av objektet.

Vill du veta mer om adminportalen finns en separat guide på boostad.net/instruktioner.

11. Fördjupning: importera säljarens formulär

Nu fördjupar vi oss i formulären: hur säljaren fyller i och skickar in dem, och hur du importerar uppgifterna till mäklarsystemet.

Bland formulären finns frågelista, driftskostnader, underlag för kapitalvinst, låneuppgifter och kontonummer för handpenning. Vilka formulär som visas beror på objektstypen. För småhus finns även byggnadsinformation, och för bostadsrätt renoveringsuppgifter.

Finns det flera säljare behöver Kundens sida bara aktiveras för en av dem. Formulären visas ändå i Mina sidor för alla säljare, och alla ser vad som har fyllts i och skickats in.

Säljaren öppnar och fyller i formulären i Mina sidor. Det går att spara ett utkast och fortsätta vid ett senare tillfälle.

När formuläret är färdigt markerar säljaren kryssrutan ”Uppgifterna är klara för att skickas till mäklaren” och skickar in formuläret.

Efter att formuläret har skickats in kan säljaren inte längre redigera det.

Om säljaren ändå behöver ändra eller komplettera något klickar du på hänglåset i kolumnen ”Kan kunden ändra?” under Kundens sida. Då låses formuläret upp i Mina sidor igen, och säljaren kan skicka in det på nytt.

Ett inskickat formulär visas i mäklarsystemet under Säljare och Kundens sida. För att föra över uppgifterna till mäklarsystemet behöver du importera formuläret.

Klicka på ”Granska och importera info”. Då öppnas en vy där du väljer formulär i listan till vänster. Här ser du säljarens uppgifter bredvid de som redan finns i mäklarsystemet, och du kan gå igenom och justera uppgifterna innan de importeras.

När du är klar bekräftar du importen med knappen längst ner. Frågelistan sparas i stället som ett dokument på objektet. Upprepa för varje formulär du vill importera.

De importerade uppgifterna hamnar automatiskt på rätt ställe i mäklarsystemet.

12. Anpassningar för ert mäklarföretag

Till sist tittar vi på vad ert mäklarföretag kan anpassa i Mina sidor. Anpassningarna ställs in centralt tillsammans med Boostad.

Mina sidor kan anpassas efter mäklarföretagets grafiska profil och utseende. Även texterna kan anpassas.

På varje steg finns möjlighet att visa annonser och länkar till värdefulla tips i bostadsprocessen. Varje kontor i en mäklarkedja kan också lyfta fram lokala samarbetspartners.

Det går även att lägga in checklistor på varje steg. Mäklarföretaget bestämmer centralt vilka checklistor som ska visas. Här ser du ett exempel på en checklista inför fotografering.

Boostad kan skicka mejl eller sms med en inloggningslänk automatiskt till säljare och köpare. Utskicken kan styras av objektets status i mäklarsystemet.

Till exempel kan säljaren få ett mejl när objektet får status Till salu, och köparen när objektet får status Såld.

13. Sammanfattning och support

Nu har vi gått igenom hur du kommer igång: hur du aktiverar Boostad Mina sidor och formulären i mäklarsystemet, och hur Mina sidor ser ut för säljare och köpare.

Vi har också visat hur du bjuder in kunder och hanterar filer, åtkomst och synkronisering i adminportalen. Till sist gick vi igenom hur du importerar formulär och vad ert mäklarföretag kan anpassa.

Har du frågor eller behöver hjälp är du välkommen att kontakta oss på support@boostad.net eller ringa 018–68 16 22.

Tack för att du tittade!